DOKUMENTENMANAGEMENT
Accantum DMS
Dokumente finden.
Vorgänge weiterbringen.
VOM DOKUMENT ZUM VORGANG
Eine zentrale Ablage.
Für das, was zusammengehört.
Rechnungen, Verträge und Projektunterlagen liegen oft in verschiedenen Ordnern, Postfächern und Programmen.
Mit Accantum DMS führen wir Dokumente und zugehörige Informationen in einer abgestimmten Struktur zusammen. Als Accantum Solution Partner begleiten wir Dich bei Einführung und Weiterentwicklung.
Erfassen & zuordnen
Du legst Dokumente in der passenden Kategorie ab. OCR und vereinbarte Regeln unterstützen die Erfassung wichtiger Angaben.
Finden & bearbeiten
Dein Team sucht nach Inhalten und Merkmalen, prüft Belege und hält Bearbeitungsschritte am Vorgang fest.
Freigeben & weitergeben
Berechtigte Personen erhalten die benötigten Unterlagen. Aufgaben und Freigaben steuern den nächsten Schritt.
DEINE VORTEILE AUF EINEN BLICK
Weniger suchen.
Mehr erledigen.
Ein digitales Archiv spart nicht nur Platz. Es erleichtert Deinem Team den Zugriff auf Unterlagen und macht den Bearbeitungsstand nachvollziehbar.
- Du findest Dokumente über Inhalte und Merkmale statt über den richtigen Papierordner.
- Gemeinsame Ablagen verringern verstreute Kopien und erleichtern die Zusammenarbeit.
- Digitale Aufgaben und Freigaben können Liegezeiten und manuelle Übergaben verkürzen.
- Berechtigungen regeln, wer welche Unterlagen sehen und bearbeiten darf.
- Bestehende Anwendungen lassen sich über geeignete Schnittstellen einbeziehen.
- Lokal oder gehostet: Wir stimmen den Betrieb auf Deine Anforderungen ab.
ABLAGE UND SUCHE IM ARBEITSALLTAG
Der kurze Weg
zum richtigen Dokument.
Die DropZone bringt Ablage und Suche an den Arbeitsplatz.
Du kannst Dokumente auf vorkonfigurierte Kacheln ziehen und Informationen aus einer Anwendung heraus suchen.
Ein Beleg. Die passende Ablage.
Ein gescannter Kassenbeleg wird auf die vorgesehene DropZone-Kachel gezogen. Kategorie und weitere Angaben werden je nach Einrichtung vorbelegt oder ergänzt.
Ein Suchbegriff. Der passende Vertrag.
Eine Rufnummer aus einer Excel-Liste kann als Ausgangspunkt dienen, um den zugehörigen Vertrag zu suchen. Suchfelder und die Übergabe aus dem Programm richten wir passend zum Ablauf ein.
Beispielansicht der Accantum DropZone. Oberfläche und Funktionen können je nach Version und Konfiguration abweichen.
VOM E-MAIL-ANHANG ZUR FREIGABE
Die Rechnung geht weiter.
Der Überblick bleibt.
Eine Eingangsrechnung kommt per E-Mail und muss von mehreren Personen bearbeitet werden.
Wir stimmen Erfassung, Prüfung und Übergabe auf Zuständigkeiten und Regeln in Deinem Unternehmen ab.
Erfassen
Ein eingerichteter Connector übernimmt den vorgesehenen Anhang in den Posteingang der zuständigen Abteilung.
Prüfen
Die zuständige Person prüft den Beleg und dokumentiert das Ergebnis, zum Beispiel mit einem berechtigten Stempel.
Freigeben
Eine konfigurierte Regel oder Aufgabe leitet den Vorgang an die Buchhaltung weiter. Rückfragen bleiben am Vorgang.
Übergeben
Nach dem vorgesehenen Buchungsschritt werden die Belege über die eingerichtete Mailschnittstelle an DATEV übergeben.
Den gezeigten Freigabeablauf richten wir passend zu Deinem Unternehmen ein.
DATEV binden wir unkompliziert über die Mailschnittstelle an.
Den beauftragten Umfang halten wir im Angebot fest.
DAS ÜBERNEHMEN WIR
Deine Dokumente.
Ein Ablauf, der dazu passt.
Unsere Mitarbeitenden entwickeln seit 2008 Schnittstellen und individuelle Lösungen für Accantum.
Wir verbinden diese Erfahrung mit der Frage, was Deinem Team im täglichen Umgang mit Dokumenten hilft.
Beratung & Planung
Wir erfassen Dokumentarten, Ablagewege und Zuständigkeiten. Gemeinsam legen wir fest, mit welchem Vorgang Du sinnvoll startest.
Installation & Einrichtung
Wir installieren und konfigurieren die beauftragte Umgebung. Kategorien, Merkmale und Berechtigungen stimmen wir mit Dir ab.
Belegerkennung & Ablage
Wir richten die vereinbarte Erfassung, Verschlagwortung und Ablage ein. Erkennungsergebnisse prüfen wir mit Deinen Beispieldokumenten.
E-Mails & Freigaben
Wir richten die Accantum-E-Mailarchivierung ein; damit sind auch Deine Outlook-E-Mails archiviert. Ergänzend konfigurieren wir die vereinbarte Anhangsverarbeitung, Aufgaben und Freigaben.
Schnittstellen & Entwicklung
Wir prüfen vorhandene Anbindungen und entwickeln bei Bedarf individuelle Übergaben. Datenführung, Fehlerfälle und Tests werden vorab vereinbart.
Schulung & Unterstützung
Wir zeigen Deinem Team die eingerichteten Abläufe und unterstützen bei Fragen und Störungen. Schulung und laufende Betreuung vereinbaren wir nach Bedarf.
Lizenzen, Projektleistungen, Datenübernahme, Schulung und laufender Betrieb werden im Angebot getrennt beschrieben. Der Auftrag legt Umfang und Zuständigkeiten fest.
GEORDNET AUFBEWAHREN
Ein Archiv braucht Technik.
Und klare Regeln.
Accantum bietet Funktionen für eine kontrollierte Dokumentenablage.
Für einen nachvollziehbaren Betrieb müssen Einrichtung, Berechtigungen und organisatorische Vorgaben zusammenpassen.
Zugriffe regeln
Wir stimmen Rollen und Berechtigungen mit Deinen Verantwortlichen ab. Vertrauliche Unterlagen brauchen passende Zugriffsbeschränkungen.
Aufbewahrung festlegen
Dokumentarten, Fristen und Löschregeln werden mit den zuständigen Personen festgelegt. Die Software ersetzt diese Entscheidungen nicht.
Betrieb & Sicherung planen
Wir klären Hosting, Updates, Sicherung und Wiederherstellung im vereinbarten Betriebsmodell. Ein Archiv ersetzt kein Backup.
Eine Software allein garantiert weder Rechtskonformität noch eine bestimmte Beweiskraft. Eine Verfahrensdokumentation erstellt oder pflegt doIT nur bei gesonderter Beauftragung.
DOKUMENTE MIT SYSTEMEN VERBINDEN
Nicht noch eine Insellösung.
Accantum kann Dokumente mit kaufmännischen Anwendungen und anderen Geschäftsprozessen verbinden.
Wir prüfen Deine vorhandenen Systeme, verfügbare Schnittstellen und die gewünschten Datenübergaben.
DMS und WMS unterscheiden.
Das DMS organisiert Dokumente und dokumentenbezogene Aufgaben. Für weitergehende Automatisierung und systemübergreifende Abläufe kann das Workflow-Management-System WMS hinzukommen.
DATEV unkompliziert anbinden.
Wir richten die Übergabe von Belegen an DATEV über die Mailschnittstelle ein. So gelangen die vorgesehenen Dokumente ohne aufwendige Individualentwicklung an die Buchhaltung oder Steuerberatung.
Sage 100 und weitere Anwendungen.
Weitere Verbindungen stimmen wir auf Deine Versionen, Lizenzen und Abläufe ab. Benötigte Erweiterungen und individuelle Übergaben werden gesondert vereinbart.
Die Übersicht zeigt mögliche Einsatzfelder, keine enthaltenen Paketleistungen.
SAGE 100 CONNECTOR
Sage 100 und Accantum.
Beleg und Vorgang zusammen.
Unser Sage-100-Connector verbindet die kaufmännische Arbeit in Sage 100 mit der Dokumentenablage in Accantum. Belege und zugehörige Informationen bleiben dem passenden Vorgang zugeordnet.
Automatisch übergeben
Belege werden in Sage 100 erfasst und automatisch an Accantum übergeben.
Direkt wiederfinden
Du rufst den passenden Beleg aus Sage 100 in Accantum auf, inklusive Notizen, Versionen und verknüpfter Dokumente.
Buchung nachvollziehen
Du siehst den Beleg in Accantum und buchst in Sage 100. Der Buchungssatz wird automatisch zum Beleg in Accantum abgelegt.
Von doIT entwickelt.
Im DACH-Raum erhältlich.
Wir haben den Connector selbst entwickelt. Accantum und doIT vertreiben ihn in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Gemeinsam prüfen wir Deine Versionen und Abläufe und stimmen Einrichtung und Lizenzumfang auf Deinen Bedarf ab.
VOR DEM START
Was Du wissen solltest.
Wir beginnen mit Deinen Dokumenten und Abläufen.
Diese Fragen klären wir bei der Auswahl und Einführung.
Müssen wir sofort alle Dokumente übernehmen?
Nein. Wir können mit einer Dokumentart oder einem abgegrenzten Ablauf beginnen. Vorhandene Bestände, Datenqualität und der Aufwand einer Übernahme werden vorher betrachtet.
Ist die Belegerkennung immer fehlerfrei?
Nein. OCR und Regeln können manuelle Eingaben verringern, brauchen aber passende Vorlagen und Kontrollen. Unklare oder unvollständige Ergebnisse müssen von zuständigen Personen geprüft werden.
Können wir Dokumente aus Outlook oder Excel nutzen?
Accantum bietet Möglichkeiten zur E-Mail-Verarbeitung und zur Suche aus anderen Anwendungen über die DropZone. Welche Connectoren und Einstellungen für Deinen Arbeitsplatz nötig sind, prüfen wir vor der Umsetzung.
Wie werden Belege an DATEV übergeben?
Wir binden DATEV unkompliziert über die Mailschnittstelle an. Gemeinsam legen wir fest, welche Belege nach dem vorgesehenen Bearbeitungsschritt übergeben werden und richten die Übergabe ein.
Könnt Ihr Sage 100 und andere Anwendungen anbinden?
Für Sage 100 haben wir einen eigenen Connector zu Accantum entwickelt. Er wird im DACH-Raum über Accantum und doIT vertrieben. Weitere Anbindungen und individuelle Erweiterungen stimmen wir gesondert auf Deine Umgebung ab.
Können wir Accantum lokal oder gehostet betreiben?
Beide Ansätze kommen grundsätzlich in Betracht. Wir prüfen unter anderem vorhandene IT, Zugriffswege, Datenschutzanforderungen und Betriebsverantwortung und wählen mit Dir das passende Modell.
Sind unsere Outlook-E-Mails ebenfalls archiviert?
Ja. Mit der eingerichteten Accantum-E-Mailarchivierung sind auch Deine Outlook-E-Mails archiviert. Welche Postfächer einbezogen werden und welche Zugriffs- und Aufbewahrungsregeln gelten, stimmen wir mit Dir ab.
Sind Schulung und Verfahrensdokumentation enthalten?
Nur, wenn sie entsprechend beauftragt sind. Schulung, laufende Betreuung sowie Erstellung oder Pflege einer Verfahrensdokumentation werden mit eigenem Umfang vereinbart.
DEIN NÄCHSTER SCHRITT
Mit Deinem Dokumentenablauf anfangen.
Als Accantum Solution Partner besprechen wir Deine Dokumente, Freigaben und Anbindungen. Auch unseren selbst entwickelten Sage-100-Connector beziehen wir bei Bedarf ein.
- Dokumentarten und Abläufe klären
- Versionen und Anbindungen prüfen
- Einrichtung und Schulung abstimmen
Beratung anfragen
Accantum DMS