GESCHÄFTSPROZESS-AUTOMATISIERUNG
Next Level
Accelerator
Der Katalysator für Dein Business.
ERST DER PROZESS. DANN DIE TECHNIK.
Klarheit nach innen.
Stärke nach außen.
Chaos bleibt Chaos – auch digital.
Ein schlechter Prozess wird durch Automatisierung nicht besser.
Auch KI ersetzt keine klaren Zuständigkeiten, brauchbaren Daten und sinnvollen Abläufe.
Deshalb analysieren wir zuerst den tatsächlichen Prozess, optimieren die Arbeitsschritte und automatisieren erst danach gezielt.
Ob dabei KI zum Einsatz kommt, richtet sich nach der Aufgabe – nicht nach dem Werkzeug.
01
Prozesse analysieren
Wie läuft die Arbeit heute?
Wir klären Beteiligte, Daten, Übergaben und Ausnahmen und machen Wartezeiten sowie Fehlerquellen sichtbar.
02
Prozesse optimieren
Was kann entfallen, vereinfacht oder klarer geregelt werden?
Wir ordnen Zuständigkeiten, Freigaben und Arbeitsschritte, bevor Technik sie festschreibt.
03
Digital automatisieren
Erst der verbesserte Ablauf wird technisch umgesetzt.
Mit passenden Schnittstellen, Workflows oder Portalfunktionen – mit oder ohne KI.
KONKRETE ABLÄUFE AUS DEM ARBEITSALLTAG
Weniger Handarbeit.
Mehr Zusammenhang.
Automatisierung verbindet Menschen, Informationen und Anwendungen.
Wähle einen Ablauf und sieh Dir an, welche Schritte von alleine ablaufen können.
Routineaufgaben laufen automatisch.
Menschen prüfen, koordinieren und entscheiden an den vorgesehenen Stellen – etwa bei Freigaben und Ausnahmen.
KUNDEN & VERTRIEB
Einmal erfassen.
Gezielt weiterarbeiten.
Vom ersten Kontakt bis zur Kundenanlage: Angaben weiterverwenden, Unterlagen versenden und Zuständigkeiten klären.
01
Daten erfassen
02
Freigabe einholen
03
Kunden anlegen
Kunden aufnehmen und Übergaben abschließen
Kunden geben ihre Stammdaten über ein Formular ein.
Daraus entstehen automatisch der Kundenerfassungsbogen und die AVV.
Die zuständige Person erhält eine Benachrichtigung in Teams.
Nach der vorgesehenen Freigabe werden die Kundendaten automatisch ins ERP übernommen und die Kundenliste in SharePoint aktualisiert.
Auch beim Offboarding lassen sich offene Vorgänge, Datenübergaben und vereinbarte Zugänge geordnet nachhalten.
Den passenden Produktkatalog senden
Interessengebiete aus einer Anfrage zuordnen und den angeforderten Produktkatalog versenden.
Der Versand wird dokumentiert; bei Bedarf entsteht eine interne Aufgabe für die weitere Bearbeitung.
Leads anschreiben und passend nachfassen
Neue Leads erhalten eine zum Anliegen passende E-Mail.
Bleibt eine Rückmeldung aus, folgt nach dem festgelegten Abstand die nächste abgestimmte Nachricht.
Antworten, Abmeldungen und Bearbeitungsstand steuern, ob die Folge weiterläuft.
DOKUMENTE & FINANZEN
Daten übernehmen.
Unterlagen bereitstellen.
Aus Formulareingaben werden fertige Dokumente; aus geprüften Belegen wird ein geordneter Weg zur Buchhaltung.
01
Angaben erfassen
02
Dokument erzeugen
03
Gezielt versenden
SEPA-Firmenlastschriftmandate erzeugen
Eine persönliche E-Mail führt zum Formular für die Mandatsdaten.
Die Angaben füllen die Word-Vorlage; daraus entsteht ein PDF mit drei Ausfertigungen für Bank, Kunde und doIT.
Das PDF wird direkt als E-Mail-Anhang verschickt, während Teams die zuständigen Mitarbeitenden informiert.
Die erforderliche Unterzeichnung bleibt beim Kunden; sie wird nicht durch den Versand ersetzt.
Belege prüfen und an DATEV übergeben
Eingehende Rechnungen werden im DMS erfasst und gegen vereinbarte Regeln geprüft.
Passende Belege werden zur Übergabe weiterverarbeitet; unklare Fälle gehen mit einem Hinweis an die zuständige Person.
Freigaben und der Weg an DATEV oder die Kanzlei werden passend zum jeweiligen Prozess festgelegt.
MITARBEITENDE
Den Einstieg vorbereiten.
Den Austritt begleiten.
Personalverantwortliche und IT arbeiten mit denselben Angaben und wissen, welche Aufgaben als Nächstes anstehen.
01
Eintritt melden
02
Aufgaben verteilen
03
Übergaben nachhalten
On- und Offboarding koordinieren
Eintrittsdaten strukturiert erfassen und für benötigte Personalunterlagen weiterverwenden.
Aufgaben für Konten, Geräte und Einarbeitung lassen sich den Verantwortlichen zuordnen.
Beim Austritt werden Rückgaben, Übergaben und freigegebene Zugriffsentzüge koordiniert.
ANFRAGEN & ORGANISATION
Ein Auslöser.
Die richtigen Folgeschritte.
Anforderungen geordnet übernehmen und wiederkehrende Kalenderaktionen nach klaren Regeln anstoßen.
01
Auslöser erkennen
02
Regeln anwenden
03
Aktion ausführen
Kundenanforderungen online erfassen
Kunden beschreiben ihren Bedarf über ein Website-Formular oder Portal.
Die Angaben werden geprüft, dem passenden Vorgang zugeordnet und an die zuständige Person übergeben.
KI kann eine strukturierte Ticket-Zusammenfassung vorbereiten; fehlende Angaben dürfen dabei nicht erfunden werden.
Terminserien anlegen oder gesammelt verschieben
Ein definierter Outlook-Kalendereintrag stößt eine vereinbarte Aktion an: etwa Serien anlegen oder ausgewählte Termine gesammelt verschieben.
Betroffene Kalender, Zeitraum und Verschiebungsregeln werden gezielt festgelegt, damit andere Termine unverändert bleiben.
Welche Schritte automatisch laufen und wo eine Freigabe nötig ist, wird für jeden Ablauf festgelegt.
Schnittstellen, Berechtigungen und der Umgang mit personenbezogenen Daten gehören dazu.
PASSENDE WERKZEUGE FÜR DEINE ABLÄUFE
So setzen wir Deine Abläufe
technisch um.
Wähle ein Themenfeld über „+“ oder „Mehr erfahren“.
Die vollständigen Beispiele und Erläuterungen öffnen sich direkt hier.
n8n · Make
Power Automate
Anwendungen verbinden.
Routine weitergeben.
Power Automate
RPA
Wiederkehrende Eingaben
am Arbeitsplatz übernehmen.
Codex einführen.
Werkzeuge entwickeln.
Individuelle Werkzeuge
und Integrationen entwickeln.
SharePoint
und Intranet
Wissen auffindbar machen.
Zusammenarbeit ordnen.
DMS und ERP
auslagern
Anwendungen auslagern.
Abläufe zusammenhalten.
Connectoren
und Auswertungen
Daten zusammenführen.
Zusammenhänge erkennen.
Anwendungen verbinden.
Routine weitergeben.
Eine Anfrage kommt über ein Formular oder per E-Mail an.
Der Ablauf prüft die Angaben, legt einen Datensatz an und informiert die zuständige Person.
So kann es aussehen
Beispiel: Anfrage erfassen → CRM aktualisieren → Aufgabe anlegen → Rückmeldung vorbereiten.
- Freigaben und Zuständigkeiten bleiben nachvollziehbar.
- Doppelte Vorgänge, fehlende Angaben und Fehler erhalten einen eigenen Bearbeitungsweg.
- Wir wählen das Werkzeug passend zu Deinen Anwendungen, Schnittstellen und Betriebsanforderungen.
Individuell im
Unternehmensportal
Was als Workflow mit n8n, Make oder Power Automate beginnt, kann auch als individuelle Portalfunktion umgesetzt werden.
KI kann bei der Entwicklung unterstützen; Schnittstellen, Berechtigungen, Fehlerbehandlung und Betrieb werden dabei gezielt entwickelt.
Beispiel
Mitarbeitende erfassen Anfragen im Portal, sehen den Bearbeitungsstand und geben Vorgänge dort frei.
Die Ablauflogik läuft je nach Bedarf weiter auf einer Automatisierungsplattform oder wird als eigene Anwendung umgesetzt.
N8N · MAKE · POWER AUTOMATE
Auch ohne Schnittstelle.
Direkt am Arbeitsplatz.
Nicht jede Fachanwendung bietet eine passende API.
Desktop-Automatisierung kann wiederkehrende Eingaben und Arbeitsschritte an der Benutzeroberfläche übernehmen.
So kann es aussehen
Beispiel: Eine freigegebene Liste öffnen → Daten in einer Fachanwendung erfassen → Belege exportieren → Ergebnis protokollieren.
- Wir prüfen zuerst, ob eine stabile Schnittstelle die bessere Lösung ist.
- Anmeldungen, Berechtigungen und Ausnahmen werden vorab abgestimmt.
- Änderungen an Oberflächen und unbeaufsichtigte Abläufe brauchen Tests und Überwachung.
POWER AUTOMATE RPA
Aus einer Idee
wird ein Werkzeug.
Wir führen Codex in einen nachvollziehbaren Entwicklungsablauf ein und entwickeln damit individuelle Werkzeuge, Erweiterungen und Integrationen.
KI unterstützt die Codearbeit; Tests, Prüfung und Freigabe gehören weiter dazu.
So kann es aussehen
Beispiel: Ein wiederkehrendes Auswertungsproblem beschreiben → einen Prototyp entwickeln → mit Testdaten prüfen → kontrolliert in den Betrieb übernehmen.
- Einführung mit passenden Arbeitsregeln, abgegrenzten Zugängen und verständlichen Aufgaben.
- Entwicklung von Portalen, Auswertungen und Schnittstellen passend zum tatsächlichen Bedarf.
- Änderungen werden versioniert, geprüft und dokumentiert – nicht ungeprüft produktiv geschaltet.
CODEX · EINFÜHRUNG UND ENTWICKLUNG
Wissen auffindbar.
Zusammenarbeit geordnet.
Ein Intranet soll den Arbeitsalltag erleichtern, nicht nur Informationen sammeln.
Wir entwickeln SharePoint-Strukturen und Portale für Dokumente, interne Informationen und wiederkehrende Aufgaben.
So kann es aussehen
Beispiel: Neue Mitarbeitende finden an einem Ort ihre Einarbeitung, Ansprechpartner, Vorlagen und offenen Aufgaben.
- Dokumentbibliotheken, Metadaten und Berechtigungen werden passend zur Organisation aufgebaut.
- Formulare und Freigaben lassen sich mit den zuständigen Teams verbinden.
- Verantwortliche können Inhalte selbst pflegen und weiterentwickeln.
SHAREPOINT · INTRANET-PORTALE
Anwendungen auslagern.
Abläufe zusammenhalten.
Wenn DMS oder ERP ausgelagert werden, ziehen nicht nur Daten um.
Zugriffe, angebundene Anwendungen und bestehende Arbeitsabläufe müssen weiterhin zusammenpassen.
So kann es aussehen
Beispiel: Belege erreichen das DMS → Stammdaten werden aus dem ERP zugeordnet → die Freigabe wird dokumentiert → der Vorgang bleibt auffindbar.
- Wir klären Zielumgebung, Verantwortlichkeiten und technische Voraussetzungen.
- Migration, Schnittstellen und Rückfallmöglichkeiten werden vor der Umstellung geplant.
- Berechtigungen, Datensicherung und Wiederherstellung gehören zum Betriebskonzept.
DMS · ERP · AUSLAGERUNG
Daten zusammenführen.
Zusammenhänge erkennen.
Informationen liegen oft verteilt in ERP, DMS, CRM und weiteren Anwendungen.
Individuelle Connectoren verbinden geeignete Datenquellen und machen sie für den nächsten Arbeitsschritt oder eine Auswertung nutzbar.
So kann es aussehen
Beispiel: Vertrags- und Abrechnungsdaten abgleichen → Abweichungen markieren → eine prüfbare Übersicht für die zuständige Person bereitstellen.
- Datenfelder, eindeutige Zuordnung und Aktualisierungsrhythmus werden festgelegt.
- Fehler und fehlende Datensätze bleiben sichtbar, statt stillschweigend zu verschwinden.
- Auswertungen zeigen ihre Datenbasis und ihren Stand, damit Ergebnisse richtig eingeordnet werden.
CONNECTOREN · AUSWERTUNGEN
Über Deinen Ablauf sprechen.
Was kostet Euch Zeit oder verursacht doppelte Arbeit?
Beschreibe kurz Deine Situation.
Umfang, Aufwand und Kosten klären wir vor der Beauftragung.