E-Mail-Archivierung
mit MailStore

Für das ausgelagerte Archiv brauchst Du vor Ort keine zusätzliche Archivhardware. Strom, Stellfläche, Abwärme und Hardwarepflege fallen dort entsprechend weg; die Ressourcen werden im Rechenzentrum benötigt.

Werden Server und NAS am selben Standort gestohlen oder beschädigt, können lokale Daten und Sicherungen zugleich ausfallen. Der ausgelagerte Archivbestand ist davon getrennt. Auch eine lokale Installation kann sicher betrieben werden, wenn unabhängige Kopien und eine getestete Wiederherstellung vorhanden sind.

Ein Archiv und ein Backup erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Auch das Archiv muss gesichert werden. Sicherungsversionen benötigen Speicher, Sicherungsläufe müssen überwacht und Wiederherstellungen getestet werden. Cloud-Speicher allein ersetzt dieses Konzept nicht.

Internetverbindung, Exportmöglichkeiten, Anbieterabhängigkeit und die vertraglich vereinbarten Betriebsleistungen bleiben bei einer Cloud-Lösung zu berücksichtigen.

Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und weitere steuerlich relevante Unterlagen müssen geordnet erhalten bleiben. Auch Anhänge gehören dazu, wenn sie selbst aufbewahrungspflichtig oder für das Verständnis erforderlich sind.

Grundsätzlich gelten nach § 257 HGB und § 147 AO sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher, Inventare oder Jahresabschlüsse. Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des maßgeblichen Kalenderjahres. Besondere Vorschriften und noch offene steuerliche Sachverhalte können längere Fristen erfordern. Eine pauschale Pflicht, jede E-Mail elf Jahre aufzubewahren, ergibt sich daraus nicht.

§ 146 Abs. 4 AO verlangt, dass der ursprüngliche Inhalt von Aufzeichnungen erkennbar bleibt. Die GoBD konkretisieren die steuerlichen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungen und Verfahren. Dazu gehören passende Berechtigungen, Aufbewahrungsregeln und eine Verfahrensdokumentation.

Diese beschreibt auch Zuständigkeiten, einbezogene Postfächer, Ausnahmen, Spamfilter und Kontrollen der Archivierung. Änderungen am Verfahren müssen nachvollziehbar bleiben.

Die Erstellung oder Pflege einer Verfahrensdokumentation durch doIT ist nicht automatisch Bestandteil der Archivbetreuung und setzt eine gesonderte Beauftragung voraus.
Eine Software allein garantiert keine rechtskonforme Organisation.

Ein Spamfilter kann geschäftliche Nachrichten versehentlich aussortieren. Werden diese nicht an die Archivierung übergeben, können Nachweise fehlen.

Filterung, Quarantäne und Archivierung sollten aufeinander abgestimmt sein. Dazu gehört ein geregelter Umgang mit falsch aussortierten Nachrichten: Wer kontrolliert die Quarantäne, wer gibt Nachrichten frei und wie gelangen sie anschließend ins Archiv?
Zuständigkeiten und Abläufe sollten dokumentiert werden. Welche Unterstützung doIT dabei übernimmt, richtet sich nach dem gesondert vereinbarten Leistungsumfang.
Sicherheitsfilter sollten dafür nicht pauschal abgeschaltet werden.

Private Nachrichten, Bewerbungen und E-Mails an Betriebsrat, Betriebsarzt oder Datenschutzbeauftragte brauchen gesonderte Regeln. Ein Verbot privater Nutzung und getrennte Funktionsadressen können die Abgrenzung erleichtern. Solche Postfächer dürfen weder ungeprüft dauerhaft archiviert noch pauschal von jeder Aufbewahrungspflicht ausgenommen werden.

Wir stimmen Berechtigungen, Ausnahmen und Löschregeln mit Deinen Verantwortlichen ab. Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung und Informationspflichten nach Art. 13 oder 14 DSGVO müssen zur tatsächlichen Verarbeitung passen.

Ein Auditor-Zugang ermöglicht berechtigten Prüfern den gesonderten Zugriff auf den festgelegten Archivbestand. Welche Zugriffe freigegeben werden, wird mit den zuständigen Verantwortlichen abgestimmt.

Legal Hold setzt Löschungen aus, auch wenn andere Aufbewahrungsregeln oder Berechtigungen sie erlauben würden. Anlass, Freigabe und Aufhebung werden organisatorisch geregelt und dokumentiert.

Fehlende aufbewahrungspflichtige Unterlagen können zu steuerlichen Schätzungen und Nachzahlungen führen.
Bei einer zu vertretenden Pflichtverletzung kommen außerdem Schadensersatzansprüche in Betracht.
Strafrechtliche Folgen setzen zusätzliche gesetzliche Voraussetzungen voraus.

Steuerlich ist insbesondere § 162 AO relevant. Zivilrechtlich kommen § 280 BGB und Schutzpflichten nach § 241 Abs. 2 BGB in Betracht.

§ 283b StGB sieht bei Verletzung der Buchführungspflicht bis zu zwei Jahre Freiheitsstrafe oder Geldstrafe vor. Dafür müssen die Tatbestandsmerkmale und die Voraussetzungen nach § 283 Abs. 6 StGB vorliegen: Zahlungseinstellung, eröffnetes Insolvenzverfahren oder Abweisung des Eröffnungsantrags mangels Masse. Nicht jede fehlende E-Mail erfüllt diese Voraussetzungen.